Avstandene er lange og fakturaene mange for Harila-gruppen. Konsernet har virksomheter spredt rundt på flere steder i Troms og Finmark; Bardu, Finnsnes, Tromsø, Alta, Hammerfest, samt Vadsø hvor hovedkontoret ligger. Konsernet har mange bein å stå på, forretningsområdet salg og vedlikehold av Toyota og Lexus utgjør det viktigste, men Olsen og kollegaene hans driver også Arctic Bilutleie for Avis og Budget, med en bil flåte på ca. 700 biler.
I tillegg har de ansvaret for en rekke forretningseiendommer, samt Expertbutikken i Vadsø – en av Finmarks største. Nå har BBS tatt hånd om fakturaflyten. Det betyr blant annet at fakturaene som før ble sendt til de ulike virksomhetene i konsernet i stedet sendes direkte til BBS i Oslo. Fakturaene har nå BBS som mottaker og her blir de skannet og deretter lagt elektronisk inn i økonomisystemet til Harila-gruppen.
– Når BBS har gjort sin del av jobben, dukker fakturaen automatisk opp på skjermen min i Vadsø. For meg er det da bare å sjekke hvem som har gjort bestillingen, og så sende fakturaen elektronisk til bokføring og betaling. Vi har full kontroll hele veien – det kan ikke bli enklere, mener Olsen.
Stor mengde fakturaer
De forskjellige virksomhetene i konsernet mottar årlig nesten 25.000 fakturaer som hovedkontoret i Vadsø står ansvarlig for å behandle. Spesielt er fakturahaugen til Arctic Bilutleie blitt temmelig omfattende.
Det blir naturlig nok mange regninger å holde styr på når nesten 700 biler skal ha service og kontinuerlig vedlikehold.
– Å holde kontroll på alle fakturaene, at bestilling og summer stemmer overens og at regningen betales ved forfall, har vært en formidabel oppgave. Det har ikke vært mulig å unngå at enkelte fakturaer tidligere har forsvunnet i systemet, noe som igjen førte til merarbeid og ekstra kostnader, forteller Olsen.
Konsernet har brukt eFaktura B2B i halvannet år og Olsen mener tidsbesparelsen er enorm. I tillegg slipper han investeringer i utstyr, arbeidsprosesser og ressurser som ville vært påkrevd om de skulle tatt seg av skannejobben selv. En god følelse er det også å ha styring og kontroll.
– Toyota og Lexus er synonymt med kvalitet, effektivitet og trygghet. Det skal selvfølgelig også gjelde måten vi håndterer regningene fra våre leverandører på. Ikke bare slipper vi nå alt maset med å finne fakturaen og behandle den, vi regner også med å spare til sammen ett årsverk. Tatt i betraktning at vi bare er ni personer totalt i administrasjonen er det svært mye.
Kontraktsignering hjemme
Automatiseringen av fakturabehandlingen gjør at Olsen og kollegaene hans kan bruke langt mer tid på det som virkelig teller for konsernet – selge mer og yte bedre service. De positive erfaringene med innkomne fakturaer har gjort det interessant å se på hvordan eFaktura kan benyttes også til utgående fakturaer, hvor disse sendes på e-post til kundene. I løpet av våren vil et pilotprosjekt for dette settes i gang hos en av virksomhetene i Harila-gruppen.
– Vi ser også på andre løsninger. Blant annet skal kunden kunne sitte hjemme i stua i fred og ro og lese brosjyrer om bilen, sette seg inn i kontraktsvilkårene, for deretter å signere kontrakten ved hjelp av BankID. Med de avstandene vi har å forholde oss til her oppe i nord, vil en slik løsning utvilsomt være gunstig for våre kunder, sier Olsen fornøyd.
