Slutt på leting i arkivet
Trysil kommune har fått skannet inn og indeksert alle historiske bygg- og avløpssaker. Dermed har kommunen tilgjengelig et komplett elektronisk byggesaksarkiv, noe som gjør saksbehandlingen enklere og raskere.
Sett i forhold til innbyggertallet, er byggeaktiviteten i Trysil kommune formidabel. Kommunen har færre enn 7000 innbyggere, men mottar årlig så mange som 800 byggesøknader. Det skyldes at Trysil er Norges nest største hyttekommune. De 3-4 saksbehandlere har hendene fulle: Alle krever god service; eiendomsutviklere som vil etablere et nytt hytteområde, entreprenører som skal bygge et hotell eller privatpersoner som ønsker tilbygg på huset.
Kommunens spesielle utgangspunkt har vært en viktig årsak til at de ønsket å utvikle gode elektroniske tjenester, til glede for kommunens innbyggere, lokalt næringsliv og hytteeiere som ønsker å satse i Trysil. En prioritert oppgave har vært å digitalisere det fysiske byggesaksarkivet, som inneholder viktige historiske opplysninger om eiendommen; byggetillatelser, byggetegninger, tillatelser og mye annen viktig informasjon.
En omstendelig prosess
Erik Johan Hildrum, avdelingsleder for Bygg-, oppmålings- og reguleringsavdelingen i kommunen, forteller at BBS har pakket ned kommunens arkiv, sortert alle dokumenter før skanning, gjennomført skanningen, og deretter pakket arkivet for langstidslagring i Fylkesarkivet på Lillehammer. Etter skanneprosessen er de elektroniske dokumentene lagt inn i en database. Han er glad for at byggesaksarkivet endelig er blitt digitalt.
– For å kunne saksbehandle en byggesøknad må mange data på plass – en jobb som tidligere var en omstendelig og tidkrevende prosess. Utlevering av eiendomsdata krevde at saksbehandlerne måtte gå bort til arkivet og lete etter de nødvendige dokumentene fysisk, deretter skanne dem inn, lagre alt midlertidig, for til slutt å sende dokumentene til kunden pr. post, telefaks eller e-post, forklarer Hildrum.
Skal bli åpent for publikum
Med alle dokumenter elektronisk lagret trenger ikke saksbehandleren å forlate arbeidsplassen sin for å søke og finne dokumenter. Faktisk kan saksbehandlerne sitte hvor som helst så lenge de har nettforbindelse. Men det er ikke bare kommunenes saksbehandlere som benytter seg av arkivet. Også de som jobber på kommunens «Servicetorg» gjør hyppig digitale dypdykk i arkivet.
– Det går raskt å få oversikt over gamle byggesaker, og det har forenklet arbeidsrutinene betydelig. Vi har ikke regnet på hvor mye tid vi sparer, men det er en betydelig forbedring. I tillegg sparer vi plass til fysisk lagring, forteller Hildrum.
Foreløpig er det digitale byggesaksarkivet kun tilgjengelig for kommunens ansatte, men kommunen arbeider med å åpne arkivet også for kommunens innbyggere. Før en slik åpen løsning kan tas i bruk er det viktig at konfidensialitetshensyn ivaretas på en god måte, og dette er tema vi arbeider med i dag, avslutter Hildrum.
