Fra mikrofilm til S:drive

I forrige århundre var mikrofilmen et ”moderne medium for lagring av arkivmateriale”. Det gjorde det mulig for arkivarer å dele informasjonen med brukerne på en enklere måte, samtidig som mikrofilmen var enormt plassbesparende. Nå vår tid er det knapt noen som vet hvordan en mikrofilm ser ut, og teknologien fremstår som en dinosaurus – utdatert og passé.

Bærum kommune har i flere år arbeidet med å digitalisere hele byggesaksarkivet sitt, med assistanse fra BBS. I perioden april 2007 til sommeren 2008 skannet BBS det papirbaserte byggesaksarkivet bestående av 42.000 saksmapper, og i år er turen kommet til  mikrofilmene, som skal stedes til hvile og bevares for all fremtid i en digital verden.

Bærums byggesaksarkiv er et av landets største. Mikrofilmene inneholder mange tusen avfotograferinger av saksdokumenter i byggesaker, som er datert helt tilbake til 1913. BBS skanner nå bilde for bilde, tolker og kategoriserer dokumentene etter en struktur som er lagt opp etter kommunens ønsker.

– Det må gjøres en fortløpende vurdering og tolkning underveis i arbeidet. Det er noe av det vi setter pris på med BBS, at de skjønner forskjellen på de dokumentene de kommer over og kan tolke og kategorisere informasjonen. Det representerer en merverdi utover det mekaniske skannearbeidet som har vært viktig for oss i valg av leverandør, sier Kjell Berge, leder hos Geodata i kommunen.

I alt ligger det i overkant av 30.000 byggesaker i mikrofilmarkivet. BBS forventer å være i mål med arbeidet høsten 2009.

Saksbehandlerne og informasjonsmedarbeiderne i byggesaksavdelingen vil merke resultatene av digitaliseringen på kroppen. Etter at alle mappene er tilgjengeliggjort i datasystemet vil de rundt 20 saksbehandlerne få innsyn i mappene de trenger fra sin egen PC. Lange turer til mikrofilm-lageret blir ikke nødvendig lengre. Flere kan bruke samme materiale samtidig og originalmaterialet får stå i fred. Kommunens ressurser vil komme til bedre anvendelse.

– Det er prinsipielt uheldig at originalmaterialet er i omløp. Sakspapirer kan bli ødelagt eller bli borte, sier Berge.

Bærum bestemte tidlig at digitaliseringen av byggesaksarkivet – både det papirbaserte og det på mikrofilm – var et arbeid kommunen umulig kunne ta på seg selv. BBS ble valgt etter en grundig anbudsprosess, og kriterier som funksjonalitet, gjennomføringsevne og pris var avgjørende, sier Berge.

– Jeg får stadig henvendelser fra andre kommuner som spør om våre erfaringer, og jeg har ingen grunn til å si annet enn av vi er godt fornøyd med BBS sin innsats. Og jeg råder andre til å sette ut hele jobben, BBS har vist at de kan tolke, strukturere og merke arkivmaterialet nøyaktig slik vi ba om.

– Bærum ligger langt fremme i å ta i bruk digitale løsninger for å heve servicenivået mot innbyggerne. Dette prosjektet har vakt oppsikt i kommune-Norge, sier Lisbeth Belhadi, forretningsansvarlig for offentlig sektor i BBS.